Seit 1. Januar 2018 gibt es die neue Kassen-Nachschau. Die Prüfer des Finanzamts dürfen unangekündigt im Betrieb auftauchen, die Kassendaten auswerten, einen Kassensturz machen und überprüfen, welche individuellen Einstellungen der Handwerker an der Kasse vorgenommen hat. Hier einige wichtige Informationen und ein Verhaltensknigge zum Thema Kassen-Nachschau.
Bernhard Köstler
Welche Unternehmer müssen zittern?
Eine Kassen-Nachschau wird vor allem in bargeldintensiven Branchen wie bei Metzgern, Bäckern und Friseuren und in allen Betrieben stattfinden, bei denen Kassen zum Einsatz kommen. Ob es sich dabei um elektronische Registrierkassen, um PC-Kassen oder um offene Ladenkassen handelt, spielt keine Rolle. Der Prüfer nimmt es bei der Kassen-Nachschau mit jeder Kasse auf.
Kassen-Nachschau auch ohne Beisein des Unternehmers
In einem aktuellen Entwurf eines Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) findet sich ein Hinweis, dass sich der Prüfer des Finanzamts bei der Kassen-Nachschau mit seinen Fragen und Anforderungen von Kassendaten auch an Mitarbeiter des Handwerksbetriebs wenden darf, sollte der selbstständige Handwerker selbst während des Überraschungsbesuchs nicht anwesend sein.
Tipp: Es empfiehlt sich also, entweder einen oder zwei Mitarbeiter in die Kassenführung einzuführen und diese zu informieren, wo sich das Bedienungshandbuch für die Kasse und die Kassendaten wie Journale oder Protokolle befinden. Die andere Möglichkeit ist, bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater eine Absprache zu treffen, dass dieser bei einer möglichen Kassen-Nachschau vor Ort ist, die Fragen des Prüfers beantwortet und ihm die gewünschten Unterlagen aushändigt.
Darf man die Mitarbeit verweigern?
Der Prüfer des Finanzamts hat kein Durchsuchungsrecht. Das bedeutet, er kann nicht einfach im Betrieb auftauchen und ohne Mitarbeit des Unternehmers oder dessen Personal Unterlagen einsehen und mitnehmen. Theoretisch könnte ein Unternehmer dem Prüfer also die Tür vor der Nase zuschlagen. Das ist aber nur theoretisch eine gute Idee. In der Praxis sollten Unternehmer natürlich kooperieren.
Denn stellt sich ein Unternehmer bei der Kassen-Nachschau quer, kann er in kürzester Zeit mit 100-prozentiger Wahrscheinlichkeit entweder mit einer Fahndungsprüfung oder einer umfassenden Betriebsprüfung rechnen. Und bei dieser Prüfung wird der Prüfer dann eher streng und kleinlich agieren.
Kann ich die Nachschau auf den Feierabend verschieben?
Sollte beispielsweise der Kassensturz während des Geschäftsbetriebs unangemessen sein, weil die Laufkundschaft sehr zahlreich ist und ohne funktionierende Kasse das Geschäft geschlossen werden müsste, kann der Prüfer darum gebeten werden, bis zum Geschäftsschluss mit dem Kassensturz zu warten. So steht es sinngemäß im Entwurf eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums zur Kassen-Nachschau.
Was soll die Nachschau eigentlich bewirken?
Die Kassen-Nachschau kann aus zwei Gründen erfolgen. Der erste Grund kann sein, dass beim Betrieb für das betreffende Jahr eine Betriebsprüfung geplant ist. Durch den Überraschungsbesuch soll verhindert werden, dass der Unternehmer seinen Kassenbuchführung kurz vor dem offiziellen Beginn der Betriebsprüfung manipuliert ("frisiert"). Der zweite Grund kann sein, dass der Finanzamt-Computer im Rahmen des Risikomanagements den Steuerfall per Zufallsprinzip als Prüfungsfall auswirft und die Kassen-Nachschau dazu dient, festzustellen, ob eine Betriebsprüfung tatsächlich notwendig ist. Sollten bei der Kassen-Nachschau keine Mängel festgestellt werden, kann auf eine weitere Betriebsprüfung möglicherweise verzichtet werden.