Einem Mitarbeiter die Kündigung des Arbeitsverhältnisses auszusprechen gehört wohl zu den unangenehmsten und schwierigsten Aufgaben einer Führungskraft. Tipps und eine Checkliste für eine saubere und faire Kündigung.
"Am Samstag war die Kündigung im Briefkasten. Und am Montagmorgen war bereits mein Zugangscode im Betrieb gesperrt. Alle Kollegen wussten schon Bescheid, als ich ins Büro kam - und schauten betroffen weg. Der Einzige, der sich nicht blicken ließ, war mein Chef. Der war auf Dienstreise."
So stillos verlaufen Kündigungen zwar selten, jedoch scheuen sich viele Führungskräfte davor, Mitarbeitern die Kündigung des Arbeitsverhältnisses persönlich mitzuteilen.
Und ist diese dann doch endlich ausgesprochen, gehen sie dem Gekündigten gerne aus dem Weg. Dadurch sieht sich der Mitarbeiter als Person sowie seine Arbeitsleistung herabgewürdigt und in der Folge verliert er im Kreise seiner Kollegen und Bekannten kein gutes Wort mehr über seinen Arbeitgeber. Eine weitere Folge ist, dass die Arbeitsmoral der Kollegen sinkt, weil sie befürchten, dass der Arbeitgeber irgendwann einmal auch mit ihnen so verfahren wird.
Checkliste für eine saubere und faire Kündigung
Eine notwendige Trennung von Mitarbeitern sollten Unternehmen möglichst sauber und fair gestalten und darauf achten, dass
- das Selbstwertgefühl der zu kündigenden Mitarbeiter gewahrt bleibt,
- die verbleibenden Mitarbeiter nicht unnötig demotiviert werden und
- das Unternehmen keinen langfristigen Schaden erleidet.
Das setzt allerdings voraus, dass folgende Fragen vor dem Ausspruch einer Kündigung geklärt sind:
- Nach welchen Kriterien wird/wurde entschieden, wer gekündigt wird?
- Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
- Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
- Wer führt die Kündigungs- und Trennungsgespräche?
- Wie werden die verbleibenden Mitarbeiter über die Kündigung(en) informiert?
- Wie werden sie gegenüber den zu kündigenden und den verbleibenden Mitarbeitern begründet?
- Wie gestalten wir den Trennungsprozess?
Die betroffenen Führungskräfte müssen noch vor dem ersten Kündigungsgespräch in der Durchführung solch schwieriger und meist beidseitig emotional behafteter Gespräche geschult werden. Ferner sollte ihnen ein interner oder externer Berater/Coach zur Seite oder mindestens ein schriftlicher Leitfaden zur Verfügung gestellt werden.
Kündigung: Das gilt rechtlich
- Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern: Große Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern, die sich von einem oder mehreren Mitarbeitern trennen wollen, unterliegen den strengen Regeln des Kündigungsschutzgesetzes. Jeder Arbeitnehmer, der länger als sechs Monate im Unternehmen arbeitet, ist daher vor einem ungerechtfertigten Rauswurf geschützt. Will der Chef dennoch Personal freisetzen, kann er das nur, wenn er dafür personen-, verhaltens- oder betriebsbedingten Gründe vorweisen kann.
- Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern: In Kleinbetrieben, also jenen, die zehn oder weniger Arbeitnehmer beschäftigen, kommt das Kündigungsschutzgesetz nicht zum Tragen. Trotzdem müssen Kleinbetriebe einige rechtliche Aspekte beachten. Chefs dürfen auch hier nicht ihren Mitarbeitern aus reiner Willkür kündigen. Lesen Sie hier, was beim Kündigungsschutz in Kleinbetrieben gilt: Kündigungsschutz: Regeln und Sonderregeln für Kleinbetriebe
Ruhig und sachlich beim Kündigungsgespräch bleiben
In der Regel sollte der unmittelbare Vorgesetzte (ggf. in Anwesenheit eines internen oder externen Beraters/Coachs) den betroffenen Mitarbeiter über seine Kündigung informieren und ihm diese auch persönlich übergeben.
Bereits im Vorfeld sollte für ihn klar sein, ob er dem Mitarbeiter lediglich die Kündigung mitteilt und übergibt oder ob er ihn anschließend noch darüber informiert, wie der Trennungsprozess konkret ablaufen wird.
Die Entscheidung hierüber sollte davon abhängig gemacht werden, wie "nah" sich Führungskraft und Mitarbeiter im täglichen Leben stehen, wie der Mitarbeiter vermutlich reagieren wird und ob er überhaupt mit der Kündigung rechnet.
Trifft den Mitarbeiter die Kündigung "aus heiterem Himmel", ist eine Trennung von Kündigungs- und Informationsgespräch über den weiteren Verlauf meist die bessere Lösung. Denn dies gibt dem Gekündigten die Chance, den Schock zunächst zu verdauen und sich auf das Trennungsgespräch vorzubereiten.
Gründe für eine Kündigung
Eine Kündigung muss begründet werden. Neben einer betriebsbedingten Kündigung, ist auch eine verhaltensbedingte Kündigung möglich. Das heißt, wenn der Mitarbeiter sich nicht an die Vorschriften hält, kann ihm wegen seines Fehlverhaltens gekündigt werden. Diese Beispiele zeigen, wann eine Kündigung gerechtfertigt ist:
- Beleidigung des Chefs im WhatsApp-Chat
- Arbeitszeitbetrug
- Straftaten und Ordnungswidrigkeiten (Körperverletzung, Diebstahl)
- Unerlaubtes Fehlen
- Kaffee-Pause ohne Ausstempeln
- Feiern trotz Krankmeldung
- Ständig zu spät zur Arbeit erscheinen
Beim Gespräch rasch zur Sache kommen
Oft wollen Führungskräfte das Kündigungsgespräch möglichst schnell hinter sich bringen. Die Folge: Sie stoßen den Mitarbeiter vor den Kopf, indem sie ihm unvermittelt die Nachricht "Sie sind entlassen" entgegen schleudern. Zuweilen scheuen sie sich aber auch, die unangenehme Botschaft auszusprechen und reden endlos "um den heißen Brei" herum. Beides ist unangebracht und unprofessionell.
Überlegen Sie sich eine adäquate Gesprächseröffnung, bei der Sie nicht zunächst ausschweifend z. B. über die ungünstige wirtschaftliche Lage sprechen. Das erhöht unnötig die Qualen des Mitarbeiters, der meist schnell ahnt, worum es in dem Gespräch geht. Kommen Sie nach einer kurzen Einleitung zur Sache.
Was sage ich im Kündigungsgespräch?
Beispiel: "Wie Sie wissen, hat sich unser Auftragsvolumen halbiert. Deshalb musste die Unternehmensführung einschneidende Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen auch vier betriebsbedingte Kündigungen in unserem Bereich. Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt .... Herr/Frau ..., Sie zählen leider zu den Betroffenen. Wir werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen fristgerecht zum 30. September beenden"
Sehr wichtig: Der Zeitpunkt, wann eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte sehr gut überlegt sein! Keinesfalls sollte das Trennungsgespräch vor dem Wochenende, einem Feiertag/Brückentag, vor dem Urlaub oder einer sonstigen Abwesenheit des Mitarbeiters stattfinden. So hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich nach einer wahrscheinlich "unruhigen" Nacht schnellstmöglich mit noch offenen Fragen an seinen Vorgesetzten, die Personalabteilung, den Betriebsrat oder an die Geschäftsführung zu wenden.
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