Die Auftragsbücher sind voll - aber die Kasse ist leer. Wenn Kunden nicht rechtzeitig zahlen, können Betriebe schnell Probleme mit ihrer Liquidität bekommen. Ein Liquiditätsplan und ein optimiertes Forderungsmanagement helfen Betrieben finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Viel reden von der hohen Bedeutung der Liquidität – doch geplant wird in dieser Richtung meist zu wenig. Dadurch kommt es immer wieder zu Engpässen, die im Extremfall sogar eine Gefahr für den Betrieb darstellen. Mit Hilfe eines einfachen Liquiditätsplans verschaffen Sie sich den Überblick, den Sie brauchen, um rechtzeitig reagieren zu können.
Excel-Tabelle herunterladen und Liquiditätsplan erstellen
Den kostenlosen Liquiditätsplan finden Sie als Excel-Tabelle am Ende des Textes. Die Tabelle ist im RTF-Format erstellt und kann kostenlos runtergeladen werden. Sie können den in nahezu jeder Textverarbeitung öffnen und bearbeiten. In der ersten Spalte ergänzen Sie zunächst die Planungsdaten. Der Kassenbestand wird nur für den Januar vorgetragen, ansonsten fließt er in die verschiedenen Umsätze ein.
Legen Sie zunächst die Sollwerte fest. Soweit möglich, sollten hier bereits vorliegende Zahlen genutzt werden. Wo nicht anders möglich, müssen Sie jedoch schätzen. Hier gilt die Empfehlung, eher zu den eigenen Ungunsten zu bewerten, als sich die Welt schön zu rechnen. Spätestens wenn Sie später monatlich die Ist-Werte eintragen, werden Sie schnell wieder auf den Boden der Tatsachen heruntergeholt. Beachten Sie außerdem die folgenden Hinweise:
- Rechnen Sie grundsätzlich mit Nettowerten. Die Umsatzsteuer stellt einen durchlaufenden Posten dar, den Sie ja an den Fiskus abführen.
- Bei der Schätzung der Umsätze gehen Sie immer vom Geldeingang aus und von der Ausnutzung des Zahlungsziels durch den Kunden. Geht die Rechnung im Januar raus und hat der Kunde vier Wochen Ziel, nehmen Sie den Umsatz also erst in den Februar.
- Haben Sie Kunden, von denen Sie wissen, dass sie schleppend bezahlen, verteilen Sie den Zahlungseingang auf zwei, drei oder vier Monate.
Plan hilft Liquiditätslücken zu erkennen
Neben der Soll-Spalte tragen Sie dann monatlich die tatsächlichen Werte ein. Nun können Sie verschiedene Vergleiche vornehmen. Entscheidend sind die Werte in den letzten beiden Zeilen. Tauchen folgende Ergebnisse in der Planung auf, sollten Sie handeln.
Sollwert eines Monats ist höher als der Istwert: Das gesteckte Ziel wurde nicht erreicht. Prüfen Sie nun den kumulierten Wert darunter. Ist auch hier der Istwert niedriger als der Sollwert, müssen Sie Ihre Planung überprüfen. Mittel- bis langfristig kann es zu Liquiditätsengpässen kommen. Ist der kumulierte Sollwert niedriger als der Istwert besteht kein Grund zur Besorgnis.
Ergibt sich bei den Istwerten ein kumulierter negativer Betrag, haben Sie bereits Liquiditätslücken. Sie müssen nun unbedingt sofort reagieren. Offene, bereits fällige Forderungen müssen nun unbedingt sofort eingetrieben werden. Dazu finden Sie in diesem Beitrag noch weitere Hinweise.
Betriebe sollten sich im Voraus gegen Liquiditätsengpässe absichern
Bevor es zum "Gau" kommt, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihre Liquidität absichern. So sollten alle bestehenden Lieferverträge mindestens einmal im Jahr neu angefragt werden. Bei günstigeren Angeboten verhandelt man mit dem derzeitigen Lieferanten neu. Gibt er nicht nach, wechselt man den Anbieter.
Bei der Prüfung spielt das Zahlungsziel eine wichtige Rolle. Neben dem Skonto ist die Zeitspanne wichtig, die zwischen der Zahlung und dem Verbrauch der Ware liegt. Je kürzer dieser Zeitraum, umso weniger Kapital wird gebunden. Es lohnt sich längere Zahlungsziele auszuhandeln, um die Kapitalbindungszeit zu verkürzen.
Auch Mengenrabatte müssen geprüft werden: Sie machen keinen Sinn, wenn Mengen abgenommen werden, deren Lagerkosten den Rabatt auffressen. Hier muss man aber auch die Entwicklung der Preise – insbesondere bei Rohstoffen – im Auge behalten.
Außerdem stellt sich auch die Frage, ob die Gründung oder der Anschluss an Einkaufsgenossenschaften sinnvoll ist (günstigere Rahmenverträge).
Welche Vorteile bietet Leasing bei der Liquiditätsplanung?
Bei größeren Anschaffungen bietet sich Leasing als Alternative zum Kauf an. Es bietet einige Vorteile: Eine bessere Eigenkapitalquote (Leasing-Investitionen tauchen nicht in der Bilanz auf). Die Gesamtkapitalrendite und Verschuldungsgrad des Unternehmens wirkt positiver. Die Gewinn- und Verlustsituation lässt sich besser steuern. Aufwendungen und Erträge werden nach Unternehmensabläufen gestaltet, da sich Leasinglaufzeit und -Raten an der Einsatzdauer des Investitionsgutes orientieren.
Die Liquidität wird geschont, da man das Eigenkapital nicht angreifen muss, wenn der Kreditrahmen ausgeschöpft bzw. eine Bankfinanzierung ausgeschlossen ist. Die Kreditlinie wird bei Ihrer Bank entlastet, und Ihr Rating verbessert. Auf Grund der fest vereinbarten Ratenhöhe und -Anzahl entfallen Zins- oder Prolongationsrisiken. Über Leasing finanziert man ausschließlich Güter des Anlagevermögens.
Sechs Tipps für ein besseres Forderungsmanagement
Bei den Forderungen gehen viele Rechnungen zu spät zum Kunden. Jeder Tag, den die Rechnung später versandt wird stellt aber eine ungewollte Verlängerung des Zahlungsziels für den Kunden dar. Das wirkt sich negativ auf die Liquidität aus.
Gleiches gilt für das Mahnverfahren. Wenn die erste Mahnung erst nach 8 Wochen beim Kunden ankommt, ist die schlechte Zahlungsmoral kein Wunder. Oft fehlen die wichtigsten Grundlagen für ein optimiertes Forderungsmanagement:
- Juristisch korrekte Kundenadressen: Oft führt es schon zu Problemen, wenn beispielsweise die Rechnungen an eine Filiale gehen, obwohl sie an die Zentrale gesandt werden müsste. Achten Sie auch darauf, dass die in der Adresse genannten Empfänger zur Annahme Ihrer Schriftstücke legitimiert sind (besonders wichtig bei Mahnverfahren – Zwangsvollstreckung).
- Bonitätsprüfung vor dem ersten Geschäft (danach in Abständen): Legen Sie fest, ab welchem Auftragswert eine Prüfung stattfinden muss. Lassen Sie sich nicht vom Umsatz blenden – nur Geld, das wirklich bei Ihnen eingeht, nutzt Ihnen.
- Zahlungsziele: Lehnen Sie branchenunübliche Zahlungsziele ab. Sie sind häufig auch ein Hinweis darauf, dass der Kunde finanzielle Probleme hat.
- Sicherheitsleistungen: Legen Sie intern fest, ab welchen Beträgen Sicherheiten gefordert werden sollen. Dies kann zwar nur bei wirklich großen Summen durchgesetzt werden, aber jedes Geschäft muss ein für Sie kalkulierbares Risiko bleiben.
- Regelmäßige Kontrollen: Ausstehende Forderungen können Sie nur eintreiben, wenn Sie diese regelmäßig überprüfen. Dies sollte an festen Terminen ein-, besserzweimal im Monat erfolgen.
- Kreditlinie: Behalten Sie Ihre Kreditlinie bei der Hausbank im Auge. Hier sollte es immer einen Puffer geben, den Sie im Notfall nutzen können.
Worauf muss man bei Inkassobüros achten?
Inkassobüros haben immer noch einen etwas anrüchigen Ruf. Doch auch hier gibt es seriöse Firmen, deren Dienste Sie bedenkenlos in Anspruch nehmen können. Um nicht an "faule Fische" zu geraten, sollten Sie darauf achten, dass das Unternehmen dem Bundesverband deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) angehört. Die Mitglieder des Verbands finden Sie auf der BDIU-Internetseite www.inkasso.de. Die Verbandsmitglieder unterliegen der Kontrolle des zuständigen Land- oder Amtsgerichts und einer permanenten verbandsinternen Prüfung. Geprüfte Inkasso-Institute finden Sie außerdem auch unter http://www.bfif.de .
Was bedeutet Factoring?
Bei uns wird das sogenannte "Factoring" noch relativ selten genutzt. Dabei tritt man Forderungen an einen "Factor" ab, der schon vor Zahlungseingang den Großteil der Forderungen bezahlt. Factoring ist allerdings nur bei größeren Forderungen interessant.
Der Factor prüft vor Vertragsabschluss und dann permanent die Zahlungsfähigkeit der Kunden. Beim "offenen Factoring" zahlt der Kunde direkt an den Factor. Beim "stillen Factoring" laufen die Zahlungen weiter über das Unternehmen (hier stellt der Factor jedoch höhere Anforderungen). Nach Vertragsabschluss erhält der Factor die Rechnungsdaten und überweist sofort bis zu 90 Prozent der Rechnungssumme an das Unternehmen. Der Rest wird – gekürzt um Skonti, Boni oder andere Abzüge – nach Zahlungseingang oder bei Zahlungsunfähigkeit nach einem vereinbarten Zeitraum gezahlt. Für seine Leistungen verlangt der Factor eine Gebühr, die von verschiedenen Faktoren abhängig ist.
Forderungen verkaufen – Liquidität steigern
Dieser Gebühr muss man die Liquiditätsvorteile einer schnellen Kapital-Verfügbarkeit, gegenüberstellen. Factoring reduziert die eigene Kreditlinie und entlastet die Buchhaltung. Gleichzeitig werden die Ratingwerte des Unternehmens verbessert was die Verhandlungsposition gegenüber der Hausbank positiv beeinflusst.
Unter www.factoring.de finden Sie die im Deutschen Factoring-Verband e.V. organisierten Unternehmen. Nach eigenen Angaben decken die hier organisierten Unternehmen über 90 Prozent des Factoring-Marktes in Deutschland ab.
Betriebe, die die genannten Punkte zur Liquiditätsplanung berücksichten und ihr Forderungsmanagement verbessern, haben in Zukunft weniger finanzielle Probleme, wenn die Kunden langsam zahlen.