Sie stecken viel Arbeit in ein Angebot. Diese Arbeit soll sich natürlich in Form eines Auftrags für Sie auszahlen. Doch leider kommt es immer wieder vor, dass ein anderer Bewerber den Zuschlag bekommt. In vielen Fällen liegt dies nicht unbedingt am Preis, den Sie anbieten. Das Angebot hat den Kunden einfach nicht angesprochen. Um erfolgreiche Angebote zu schreiben, sollten Sie deshalb auch die folgenden Punkte beachten.
Vorarbeit muss geleistet werden
Die Arbeit für ein Angebot beginnt schon sehr viel früher, als in dem Moment, wo Sie am Schreibtisch um die Formulierungen kämpfen. Gerade bei Endkunden spielt Ihr Ruf eine wichtige Rolle. Haben Sie kein ausreichend gutes Image, wird man Sie wahrscheinlich gar nicht erst anfragen. Sollten Sie also verhältnismäßig wenige Anfragen bekommen, gilt es zu analysieren, warum dies so ist und die Probleme (die fast immer im Image-Sektor liegen) abzustellen.
Wichtig ist auch, dass der Interessent von Anfang an das Gefühl hat, dass Sie ganz besonders an seinem Auftrag interessiert sind. Je nach Größe des Auftrags sollten deshalb vorher Gespräche geführt werden, um ganz genau zu klären, was der Interessent von Ihnen erwartet.
Individuell ist Trumpf
Jeder mag es, wenn er als etwas Besonderes angesehen wird. Deshalb spielt die individuelle Behandlung des Kunden im Verkauf eine entscheidende Rolle. Umso unverständlicher ist es, dass man oft Angebote sieht, die nicht "maßgeschneidert" werden, sondern "wie von der Stange" wirken.
Das beginnt schon damit, dass es keine persönliche Anrede enthält. Häufig liest man nur das Wort ANGEBOT in großen Lettern über dem Text. Das ist in zweierlei Hinsicht ein Fauxpas. Auf der einen Seite weiß der Interessent, dass es ein Angebot ist, deshalb muss man es nicht nochmal hervorheben. Auf der anderen Seite bleibt das es durch den Verzicht auf die persönliche Ansprache anonym und wirkt nicht individuell.
Schreiben Sie deshalb in den Kopf der Offerte zum Beispiel (in normaler Schrift): "Angebot für Herrn XYZ, ABC-GmbH – erstellt aufgrund der Gespräche vom …" und beginnen Sie das eigentlich Angebot mit der für Ihr Haus typischen persönlichen Anrede ("Sehr geehrter Herr …" oder auch "Guten Tag Herr …").
Sicher haben Sie, wie Ihre Kollegen, zu Ihren Produkten oder Leistungen Bausteine, die Sie im Angebot verwenden. Das merkt der Interessent natürlich. Dadurch bekommt er aber auch das Gefühl, dass man sich nicht individuell um ihn bemüht. Nutzen Sie deshalb Ihre Bausteine als Grundlage und passen Sie diese individuell dem jeweiligen Angebot an.
Geben Sie dem Interessenten Sicherheit
Für den Interessenten bleiben bei einem klassischen Angebot häufig eine ganze Reihe von Fragen offen. Sie können die Produkte oder Dienstleistungen noch so genau beschreiben – insbesondere bei Endverbrauchern bleiben Zweifel, ob man ihn richtig verstanden hat. Fassen Sie deshalb zu Beginn noch einmal zusammen, was der potenzielle Kunde wünscht. Dadurch geben Sie ihm die Sicherheit, dass man ihn versteht.
Diese "Einleitung" sollten Sie auf jeden Fall mit in das Angebot schreiben und nicht in das gesonderte Anschreiben. Da die individuellen Faktoren dann getrennt vom Angebot genannt werden, entsteht schnell der Eindruck, dass es doch nicht individuell entwickelt wurde.
Das kundengerechte Angebot
Die Anforderungen an ein Angebot richten sich nach dem Kunden. Wer ein zu detailliertes, technisches Angebot an einen Laien schickt, muss damit rechnen, dass er als Anbieter abgelehnt wird, weil der Kunde die Offerte nicht verstanden hat. Umgekehrt kann es aber auch schnell passieren, dass man bei einem gewerblichen Kunden den Einkauf unterfordert und Informationen nicht liefert, die man dort eigentlich erwartet. Wenn ein Mitbewerber diese Informationen liefert und Ihnen im Preis ebenbürtig ist, wird man nicht mehr nachfragen sondern dem Konkurrenten den Zuschlag erteilen.
Mit Kunden überzeugen
Wenn Sie über Referenzen verfügen, sollten Sie auf diese im Angebot hinweisen. Referenzen erhalten Sie von vielen zufriedenen Kunden, wenn Sie diese direkt darauf ansprechen. Befinden sich diese – mit Erlaubnis des Verfassers – auf Ihrer Internetseite, sollte der entsprechende Link in Ihrem Angebot zu finden sein. Ansonsten sollten Sie eine Seite mit Zitaten aus den Referenzen zusammenstellen und Ihrem Angebot beifügen.
Angebot verschickt – und nun?
Mit dem Versand der Offerte ist die Angebotsbearbeitung noch nicht abgeschlossen. Sie sollten nach rund einer Woche nachhaken. Rufen Sie den Interessenten an und fragen Sie nach, was Sie noch für ihn tun können. Hier kann es auch vorkommen, dass Ihnen der Interessent vorhält, das ein anderer Anbieter günstiger sei, als Sie. Winken Sie dann nicht gleich mit Nachlässen – das macht Sie unglaubwürdig. Bitten Sie ihn um Details, damit Sie prüfen können, wodurch Ihre Mitbewerber günstiger ist. Es kann sich dabei ja auch um Abstriche bei der Qualität handeln. Wenn Sie dies nachweisen können, haben Sie sogar einen Vorteil: Der Interessent will natürlich beste Qualität zum günstigen Preis und wird das Angebot Ihres Konkurrenten nun insgesamt mit größer Skepsis betrachten.