Einen Kostenvoranschlag zu formulieren, gehört für viele Handwerker zum Tagesgeschäft. Dennoch können sich Fehler einschleichen. Was den Kostenvoranschlag vom Angebot unterscheidet und welche Punkte unbedingt genannt werden müssen.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?
Ein Kostenvoranschlag darf nicht mit einem Angebot eines Betriebs an einen Kunden verwechselt werden, denn ein Kostenvoranschlag unterscheidet sich hinsichtlich seiner Bindungswirkung von einem Angebot: Bei einem Kostenvoranschlag kann der Unternehmer die veranschlagte Summe unter bestimmten Voraussetzungen überschreiten (siehe dazu weiter unten). Bei einem Angebot, das der Kunde annimmt, ist der genannte Preis für die beschriebene Leistung hingegen verbindlich vereinbart.
Es ist dem Unternehmer in der Regel nicht möglich, hiervon später abzuweichen oder den Leistungsumfang zur Kostendeckung zu reduzieren – es sei denn, es wurde eine Preisgleitklausel für den Fall einer unerwarteten Preisexplosion vereinbart.
Darf ein Kostenvoranschlag immer in Rechnung gestellt werden?
Prinzipiell sehen die gesetzlichen Regelungen vor, dass ein Kostenvoranschlag kostenlos ist. Laut Paragraf 632 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist ein Kostenvoranschlag "im Zweifel nicht zu vergüten". Eine Vergütung eines Kostenvoranschlags muss also gesondert zwischen Kunde und Betrieb vertraglich vereinbart werden. Ein mündlicher Hinweis des Handwerkers kann genügen, viele Rechtsexperten raten aber insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen zu einer schriftlichen Vereinbarung.
Eine Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Betriebs, dass Kostenvoranschläge grundsätzlich zu vergüten sind, reicht nicht aus. Gerichte stufen solch eine Regelung in den AGB entweder als überraschende Klausel ein oder als unzumutbare Benachteiligung des Kunden. Allerdings gibt es Ausnahmen: Ist die Vergütung des Kostenvoranschlags branchenüblich, besteht der Vergütungsanspruch auch ohne ausdrückliche Vereinbarung. Dies ist zum Beispiel bei Reparaturen im Elektrobereich oder Kfz-Wesen der Fall. Um ganz sicherzugehen, kann aber auch hier ein schriftlicher oder mündlicher Hinweis helfen.
Wie sollte ein Kostenvoranschlag aussehen?
Ein Unternehmer schätzt mithilfe eines Kostenvoranschlags die voraussichtlich entstehenden Kosten. Dementsprechend könnten statt fester Rechnungsbeträge auch Circa-Angaben gemacht werden. Neben den ungefähren Kosten sollte zudem die Berechnungsgrundlage aufgeführt und nicht bloß eine Summe genannt werden.
Allgemein sollten in einem Kostenvoranschlag die folgenden Punkte stehen: Die Art und der Umfang der Arbeiten, wie viel Zeit dafür voraussichtlich benötigt wird und was das Ganze kosten soll. Dabei bietet sich eine Auflistung nach Arbeitskosten sowie einer möglichst detaillierten Aufschlüsselung der Materialkosten an. Und letztlich sollte ein konkretes Datum genannt werden, bis wann der Kostenvoranschlag gilt. Schließlich ist es oft so, dass die Kosten Wochen oder Monate später höher sind und die Angaben in dem Kostenvoranschlag irgendwann nicht mehr stimmen. Als Faustregel bietet sich eine Gültigkeit von sechs Wochen an.
Hinweis: Eine Unterschrift ist bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag nicht nötig. Da es sich weder um eine Rechnung noch um ein Angebot handelt, muss der Kostenvoranschlag nicht unterschrieben werden.
Kostenvoranschlag: Mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer auf einem Kostenvoranschlag auszuweisen, ist nicht verpflichtend, da es sich hierbei um keine Rechnung handelt. Da Kunden aber gerne wissen, was sie die Dienstleistung kosten wird, ist es zu empfehlen, auch die Mehrwertsteuer mit anzugeben. Deshalb sollten Handwerker den Kostenvoranschlag möglichst genau kalkulieren, um den Kunden eine exakte Übersicht über sämtliche Kosten zu geben.
Sind die im Voranschlag genannten Kosten verbindlich?
Im Unterschied zu einem Angebot ist ein Kostenvoranschlag eine Schätzung und normalerweise unverbindlich. Das lässt sich aus Paragraf 649 BGB ableiten. Es empfiehlt sich aber, den Kunden auf die Unverbindlichkeit, also dass die tatsächlichen Kosten von der Schätzung abweichen können, hinzuweisen. Es gibt aber auch hier Ausnahmen: So ist es bei der Erteilung des Auftrags möglich, den Kostenvoranschlag als verbindlich zu erklären. Lässt sich der Betrieb darauf ein, spricht man von einer Festpreisvereinbarung; der Preis aus dem Kostenvoranschlag wird als rechtsverbindlich vereinbart.
Wie sehr dürfen die veranschlagten Kosten überzogen werden?
Da ein Kostenvoranschlag – wenn nicht anders vereinbart – unverbindlich ist, dürfen die tatsächlichen Kosten grundsätzlich höher ausfallen. Dem sind jedoch Grenzen gesetzt. Gemäß Paragraf 649 Absatz 2 BGB ist ein Betrieb verpflichtet, den Kunden beziehungsweise Besteller unverzüglich darüber zu informieren, wenn der Kostenvoranschlag "wesentlich überschritten" wird. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, also so bald wie möglich.
Wann eine Abweichung wesentlich ist, hängt meist vom Einzelfall ab. Als unwesentlich gilt nach der Rechtsprechung in Deutschland, wenn es zu einer Überschreitung von zehn bis 20 Prozent kommt. Das ist aber nur eine grobe Orientierung und nicht gesetzlich festgeschrieben. Manche Gerichte haben in Ausnahmen auch eine Überschreitung von 25 Prozent zugelassen. Ob es sich um eine wesentliche Überschreitung handelt oder ob nicht, kann auch von der Höhe der Kosten abhängen: Gerichte dürften dazu geneigt sein, eine Überschreitung von 15 Prozent bei einer Rechnung von 1.000 Euro als unwesentlich anzusehen, bei einer Rechnung von 100.000 Euro aber tendenziell als wesentlich. Liegt eine unwesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags vor, muss der Auftraggeber sie grundsätzlich zahlen.
Was ist, wenn die Kosten deutlich höher ausfallen als veranschlagt?
Liegt eine wesentliche Überschreitung der veranschlagten Kosten vor, kann sich der darüber informierte Kunde bereit erklären, die höheren Kosten zu zahlen. Alternativ kann er den Werkvertrag außerordentlich kündigen. Dann muss der Kunde nur die bereits erbrachten Leistungen bezahlen. Informiert der Betrieb also den Kunden bei 60 Prozent der vereinbarten Leistungen, dass die tatsächlichen Kosten höher ausfallen werden und der Kunde kündigt daraufhin außerordentlich, müssen nur 60 Prozent der veranschlagten Kosten gezahlt werden.
Bei einem nicht umgehenden, sondern zu späten Informieren über eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags, macht sich der Betrieb schadensersatzpflichtig. Das gilt auch, wenn die Mehrkosten vermeidbar waren oder vorab klar ersichtlich war, dass die kalkulierten Kosten viel zu niedrig angesetzt waren. Jedoch müsste der auf Schadensersatz klagende Kunde den Fehler des Unternehmens nachweisen. In der Praxis ist das meist nur schwer durchsetzbar.
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