Das Berichtsheft kann auch in digitaler Form geführt werden. Welche Apps man dafür nutzen kann, welche Vorteile und Herausforderungen der elektronische Ausbildungsnachweis mit sich bringt und was dies für Ausbilder und Azubis in der Praxis bedeutet – ein Überblick.
Lange Zeit mussten Auszubildende ihr Berichtsheft zwingend in Papierform und händisch unterschrieben dem Prüfungsausschuss vorlegen. Obwohl seit Oktober 2017 auch die elektronische Form erlaubt ist, ist das analoge Berichtsheft im Handwerk noch immer vorherrschend. Ausbildungsberater Michael Knauer sieht allerdings, dass die Nachfrage steigt. In der Praxis erlebt er, dass sich die überwiegend kleinen Betriebe im Handwerk zwar grundsätzlich digitaler aufstellen. Doch für einen drängend rasanten Umstieg – vor allem in Bezug auf das Berichtsheft – sehen die meisten keinen Grund. "Unsere Betriebe haben oft nur wenige Azubis und mit denen können sie die Hefte auch noch individuell und in Papierform durchgehen", so der Abteilungsleiter der Ausbildungsberatung der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz.
Digitales Berichtsheft: Lieber branchenspezifisch oder allgemein?
Ähnliches berichtet auch Markus Müller vom Unternehmen Zubido, einem Anbieter von Berichtsheft-Apps fürs Handwerk (siehe Infokasten). Er arbeitet dazu mit mehreren Handwerksverbänden zusammen. Müller sieht den großen Vorteil von branchenspezifischen Apps unter anderem darin, dass die Azubis direkt auf den Ausbildungsberuf abgestimmte Vorgaben parat haben. "Die Apps lernen außerdem dazu und speichern einmal angegebene Beschreibungen", erklärt er. Doch ob branchenspezifisch oder nicht – die notwendigen Pflichtvorgaben haben alle integriert.
Grundsätzlich ist das digitale Berichtsheft quasi eine Option für die Ausbildungsbetriebe und die Azubis. Sie können sie nutzen, wenn sie sich im Ausbildungsvertrag darauf geeinigt haben. So muss seit Oktober 2017 in allen neu geschlossenen Verträgen vermerkt sein, ob man den Ausbildungsnachweis elektronisch oder schriftlich führen muss. Auf der sicheren Seite seien Ausbildungsbetriebe, wenn sie auf die Vorlagen der Handwerkskammern zurückgreifen. "In der Regel bieten die Kammern vollständige Ausbildungsverträge auf ihren Webseiten zum Download an", sagt Knauer.
Elektronischer Ausbildungsnachweis oder lieber auf Papier: Der Prüfer bestimmt
Einigen sich Betrieb und Azubi auf die elektronische Form, kann das Berichtsheft am PC oder Smartphone vollständig digital geführt werden. Wie Azubis das elektronische Berichtsheft letztendlich bei der Gesellenprüfung einreichen müssen, bestimmt der jeweilige Prüfungsausschuss, sagt Knauer. "Die Prüfer legen fest, in welcher Form der Azubi das Berichtsheft vorlegen muss. Sie betimmen außerdem, welche Datenträger und Formate akzeptiert werden", erklärt er.
Um einen Medienbruch zu vermeiden, sei es nötig, dass Dateiformate vorgeschrieben sind, die der Prüfer öffnen kann. Man will schließlich vermeiden, dass man das Berichtsheft komplett ausdrucken muss. Bei Cloud-basierten Lösungen müsse man zudem sicherstellen, dass die Prüfer einen Zugang erhält oder, dass die Daten als entsprechendes Dateiformat exportiert sind.
Digitales Berichtsheft: 5 Vorteile auf einen Blick
- Papierkram adé: Das digitale Berichtsheft muss nicht in Printform zur Verfügung stehen, in Ordnern gesammelt und händisch an den Ausbilder zur Überprüfung und Abzeichnung geben werden. Das spart ordentlich Papier ein.
- Tschüss Flecken: Die elektronische Version hat nicht nur den Vorteil, dass Papier eingespart wird. Ein digitales Berichtsheft sieht oft auch ordentlicher aus. Die digitale Variante ist resistent gegen Flecken und Eselsohren.
- Keine Probleme mehr mit der Klaue: Wer auf dem PC schreibt, profitiert nicht nur von leserlichen Schriftarten, sondern unter Umständen auch von der automatischen Rechtschreibkorrektur.
- Weniger Verlustängste: Während ein Ordner schnell mal verlegt wird, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Vor allem, wenn die Dateien auf mehreren PC´s liegen oder der Ausbildungsnachweis in einer Cloud gespeichert wird.
- Leichte Korrektur: Der Ausbilder kann die Nachkorrektur direkt im Heft vornehmen. So muss der Azubi die Korrekturen nicht wie bei der Papierversion händisch ergänzen und den ganzen Bericht neu abschreiben oder ausdrucken.
Eine Frage, die der komplett elektronische Ausbildungsnachweis aufwirft, ist, wie er wirksam unterzeichnet werden kann. Mit Einführung des elektronischen Ausbildungsnachweises sind nicht mehr nur handschriftliche, sondern auch digitale Signaturen zugelassen. Da eine qualifizierte elektronische Signatur gerade für kleine Ausbildungsbetriebe eine hohe technische Herausforderung darstellt, planen die Handwerkskammern auch Lösungen zu akzeptieren, die für die Ausbilder praktikabler sind. Als Beispiel nennt Knauer eine von beiden Parteien unterschriebene Mitteilung, auf der versichert ist, dass der Azubi das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt hat. Diese könnten die Azubis dann bei der Prüfung vorlegen.
Eine Handlungsempfehlung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) an die Handwerkskammern sieht zudem vor, dass Ausbilder den elektronischen Ausbildungsnachweis nicht mehr zwingend wöchentlich händisch abzeichnen müssen. Stattdessen könnte man etwa per E-Mail dokumentieren, dass der Wochenbericht zugegangen, kontrolliert und abgesegnet ist. Spezielle Berichtsheft-Apps oder Webanwendungen bieten zudem die Möglichkeit, Berichte mit einem Haken an entsprechender Stelle zu genehmigen.
Breites Angebot an Apps für den elektronischen Ausbilungsnachweis
Das Angebot an Online-Berichtsheften – auch branchenspezifisch (siehe Infokasten) – wächst. Spezielle Apps und Cloud-Lösungen bieten praktische Funktionen für Ausbilder und Auszubildende. "Ausbilder haben bei diesen Anwendungen den Vorteil, dass sie alle Berichtshefte an einem Ort sammeln, überblicken und auch abzeichnen können", sagt Knauer. Doch Vorsicht: Der Einsatz von entsprechenden Lösungen kann in der Praxis zu organisatorischen und rechtlichen Schwierigkeiten führen. Laut Berufsbildungsgesetz (BBiG) muss der Ausbildungsbetrieb seinen Lehrlingen Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen. Damit man die Lösungen nutzen kann, müssen Betriebe also entsprechende elektronische Gerätschaften zur Verfügung stellen – seien es PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones.
Gefährlich wird es, wenn der Azubi ein privates Endgerät verwenden möchte. Denn durch die geschäftliche Nutzung wird dieses zum Arbeitsmittel, der Arbeitgeber würde also für etwaige Schäden oder Rechtsverstöße haften. Um sicher zu gehen, sollten sich Betrieb eine Haftungsausschusserklärung vom Lehrling unterschreiben lassen, in der festgehalten wird, dass lediglich die Verantwortung für die entsprechende Berichtsheft-Anwendung übernommen wird, rät die Handwerkskammer.
Im Prinzip können Ausbildungsbetrieb und Lehrling die Form, in der sie ein Berichtsheft führen, auch erst einmal testen und zwischenzeitlich wechseln. Das kann man in vielen Apps – zumindest von Zubido – nach Angaben von Markus Müller festhalten und entsprechend alle dort eingetragenen Daten speichern. Michael Knauer rät dazu, dies dann aber per schriftlicher Mitteilung und Unterschrift von beiden Ausbildungsparteien an die Kammer zu melden. In welcher Form die Auszubildenden den bis zum Zeitpunkt des Wechsels schriftlich geführten Ausbildungsnachweis dann bei der Gesellenprüfung vorlegen müssen, entscheiden die einzelnen Prüfungsausschüsse. "Denkbar wäre, dass man den Prüfern zwei Berichtshefte vorlegt", meint Knauer.
Elektronisches Berichtsheft: Was passiert mit Zeichnungen oder Skizzen?
Markus Müller berichtet in diesem Zusammenhang außerdem von seinen Erfahrungen, dass nicht alle Ausbildungswege ohne Umwege, Unterbrechungen und auch manches Mal nicht ohne Abbrüche verlaufen. Müller hat jahrelang mit seiner Agentur Cosmoto Azubi-Kampagnen von Handwerksverbänden begleitet – wie "Back Dir Deine Zukunft" der Bäcker oder die Kampagne der "E-Zubis" des Elektrohandwerks. "Digitale Berichtshefte erzeugen einen Datensatz, der den Azubis gehört. Sie können sie zu einem anderen Betrieb mitnehmen oder auch pausieren lassen und später wieder nutzen", berichtet er. Im System von Zubido werde das Berichtsheft digital geführt und mit einem Betrieb und einem Ausbildungsverantwortlichen verknüpft. Wechselt ein Azubi den Betrieb, so kann er ganz einfach einen neuen Betrieb verknüpfen.
Michael Knauer hat dagegen noch ein anderes Beispiel parat, das einen Vorteil des elektronischen Ausbildungsnachweises belegt: "Ich habe noch von keinem Fall erfahren, wo das digitale Berichtsheft verloren gegangen ist", sagt er. Von verschwundenen Berichtsheften in Papierform, angeblich gestohlenen oder beschädigten hat man ihm aber schon oft berichtet. Steigt die Nachfrage, wird es aber sicherlich auch dazu kommen, dass einmal ein Datensatz verschwindet, ist sich der Ausbildungsberater sicher.
Knauer geht davon aus, dass sich mittel- bis langfristig das digitale Berichtsheft durchsetzt. Vor allem Betriebe mit mehreren Auszubildenden und Ausbildern könnten seiner Meinung nach profitieren. Er ist bewusst, dass auch der elektronische Ausbildungsnachweis in der Praxis nicht komplett ohne Medienbruch auskommen wird. "Gerade, wenn Zeichnungen oder Skizzen erforderlich sind, kann es durchaus Sinn ergeben, wenn der Auszubildende diese weiterhin per Hand anfertigt", weiß er. Ein Ausschlusskriterium für die elektronische Variante sieht Knauer darin aber nicht. Schließlich könnte man die Zeichnungen anschließend wieder via Scan oder Foto ins Digitale übertragen. Da auch im Handwerk die Azubis mittlerweile viel Zeit am PC verbringen, unterstützt Knauer es sogar, dass die Lehrlinge lernen, Skizzen und Pläne noch per Hand zu erstellen.
Digitales Berichtsheft: Apps der Branchen
Ein viel genutztes Tool für Betriebe und Azubis ist das staatlich geförderte Online-Berichtsheft BLok. Die durch den Bund und die Europäische Union unterstützte Web-Anwendung kann von Auszubildenden kostenfrei zur Erstellung der Ausbildungsnachweise genutzt werden. Mit welchem Gerät das Berichtsheft geführt wird, spielt keine Rolle. Azubis können BLok am Laptop, Smartphone oder Tablet nutzen. Wird das Berichtsheft auf einem mobilen Gerät geführt, erhalten die Auszubildenden eine digitale Erinnerung, sollte ein Eintrag vergessen werden. Für Ausbildungsbetriebe, Berufsschulen und Kammern bietet sich der Vorteil, dass sie das Berichtsheft unabhängig von Zeit und Ort einsehen können.
Die Nutzung des Online-Berichtshefts BLok ist für Azubis und Berufsschullehrer komplett kostenfrei. Auch Ausbildungsbetriebe können das Tool kostenlos nutzen, sofern es von ihrer zuständigen Kammer oder anderen zentralen Anbietern wie Verbänden oder Interessengemeinschaften zur Verfügung gestellt wird. Andernfalls müssen Unternehmen einen einmaligen Betrag entrichten. Des Weiteren fällt für jeden angemeldeten Auszubildenden eine Gebühr je Ausbildungsjahr an.
Doch auch einige andere Anbieter gibt es auf dem Markt der digitalen Berichtsheft-Apps. Darunter die des Unternehmens Zubido, das mit einigen Branchenverbänden im Handwerk zusammenarbeitet und speziell damit angetreten ist, eine intuitiv nutzbare und sehr praxisnahe App anzubieten.
Zubido bietet sowohl eine App an, die jeder Betrieb – unabhängig von der Branche – nutzen kann und auch unabhängig davon, ob er Mitglied eines Handwerksverbands ist – und auch branchenspezifische Lösungen im Design des jeweiligen Verbands.
Manche Angebote am Markt sind für Mitgliedsbetriebe der Branchenverbände kostenlos. Teilweise kosten sie die Betriebe einen eher geringen Monats- oder Jahresbeitrag und einen Beitrag pro Azubi.
Diese Apps gibt es unter anderem schon für Handwerksgewerke: