Zu hohes Skonto oder veraltete Kundendaten: Es gibt viele sogenannte Ertragskiller im Betrieb. Althergebrachte Strukturen können den Gewinn schnell mindern. Drei Tipps für Handwerker, die kein Geld zu verschenken haben.
Gute Vorsätze werden nicht umsonst am Anfang des Jahres umgesetzt. Nach den Feiertagen ist die Energie und Motivation oft größer, um schlechte Angewohnheiten abzulegen oder Arbeitsprozesse neu zu gestalten.
Für Betriebsinhaber lohnt es sich auf jeden Fall, die internen Betriebsabläufe anzuschauen und zu optimieren. "Mindestens einmal pro Jahr sollten Prozesse auf den Prüfstand", rät daher Betriebsberater Manuel Marburger.
1. Tipp: Skonto nur noch auf Nachfrage
Ein schleichender Ertragskiller ist zum Beispiel unnötig gewährter Skonto. Meist waren Liquiditätsengpässe in der Vergangenheit die Ursache dafür. Oder Wachstum soll durch die Rabattregel für Schnellzahler gefördert werden. Doch nicht selten ist diese Regel obsolet. In vielen Firmen ist die Auftragslage gut – es geht eher darum, den Betrieb bei gleichbleibendem Umsatz rentabel zu leiten.
Ein fiktives Beispiel: Matthias Müller gewährt seinen 60 Prozent Privatkunden jahrelang ungefragt Skonto. Bis der Malermeister feststellt, dass der Rabatt die Zahlungsmoral nicht beeinflusst. Im Gegenteil: Skonto-Zieher zahlen oft verspätet. Daraufhin änder Müller seine Zahlungsmodalitäten. Skonto gewähren der Handwerker nur noch auf Nachfrage. Oder bei Großaufträgen, wenn Teilzahlungen vereinbart sind. Bei jährlich rund 1.000 Rechnungen kommen einige tausend Euro an Einsparungen zusammen.
Chefs, die kein Skonto mehr anbieten wollen, müssen dafür eigene Vorbehalte überwinden: Die Inhaber fürchten, Kunden durch Skonto-Wegfall zu verprellen. Wer es aber wagt, Skonto nur noch bei expliziter Nachfrage zu gewähren, "wird überrascht sein, wie wenig Kunden sich beklagen", verdeutlicht Marburger.
In der Praxis sei die Angst unberechtigt: Meist beschweren sich weniger als fünf Prozent der Kunden, so der Chef der Mittelstandsberatung muve und rechnet hoch: Skonto (oft drei Prozent der Rechnungssumme) abzuschaffen, kann bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro 30.000 Euro zusätzlichen Verdienst einspielen.
Wie viel Skonto ist üblich?
Zunächst einmal gibt es kein Gesetz, dass Unternehmen dazu verpflichtet einen Skonto anzubieten. Bis 2002 durfte der Skonto laut Rabattgesetz bis zu drei Prozent betragen. Seitdem gibt es keine Obergrenze mehr für den Skonto. Wenn Unternehmen ihren Kunden bei schneller Bezahlung einen Preisnachlass gewähren wollen, können Sie den Rabatt selbst bestimmen. Üblich ist eine Höhe von zwei bis fünf Prozent.
Beispielformulierung: 3 Prozent Skonto bei Zahlung binnen 10 Tagen nach Rechnungseingang.
2. Tipp: Kundendaten richtig strukturieren
Einsparen können Handwerker außerdem, indem sie Kundendaten aufräumen. Denn diese ändern sich ständig. Sei es durch Umzug, Heirat oder neuen Job. Hinzu kommt: Bestände liegen oft in verschiedenen Ablagen vor, wie etwa in der Buchhaltung oder einer Weihnachtskartenliste auf dem Chef-Rechner. Da ist zeitraubendes Suchen programmiert.
Dabei sind Kundendaten bares Geld wert. "Jeder im Betrieb sollte dafür verantwortlich sein, diese zu sammeln und zentral zu pflegen", sagt Marburger. Er verdeutlicht: Richtige Adressen senken Retouren-Raten von Warenlieferungen oder Rechnungen. Obendrein helfen korrekt abgespeicherte Namen und E-Mail-Kontakte zum Erfolg im Newsletter-Versand – was wiederum Auftragschancen erhöht.
Natürlich kostet die Pflege Zeit. Scheu vor dieser Investition ist aber fatal. Denn der Aufwand, Daten dauerhaft zu pflegen, amortisiere sich schnell. Ein Tipp ist das Ablegen nach einer Baumstruktur. Und ganz wichtig: Lebt der Chef das Einpflegen vor, zieht der Rest im Betrieb nach. Bei größeren Handwerksfirmen sei es ratsam, die Daten-Plattform in die Hand von Experten zu geben. Diese geben im Anschluss an Aufräumaktionen Coachings, sodass jeder die neue Datenbank versteht und nutzt.
3. Tipp: Zuständigkeiten im Betrieb festlegen
Verdeckte Renditekiller sind auch undefinierte Zuständigkeiten und ohne Vertretung besetzte Stellen: Ein 30-Mann-Handwerksbetrieb verliert auf einer Großbaustelle, die sich über zwei Jahre hinzieht, den Projektleiter. Der Mann hat überraschend gekündigt. Sein Wissen über Pläne, Verträge, aktuelle Baustände, mündliche Vereinbarungen bis hin zu Adressen und wichtigen Telefonnummern gehen mit ihm. Niemand kann den Bauleiter, dessen Stelle keine Vertretung hat, bezüglich seines Wissens ersetzen. Eine Übergabe an einen Nachfolger findet nicht statt. "Diese Wissenslücke kostet den Betrieb richtig Geld, es kommt zum Bauverzug und zum Imageschaden", verdeutlicht Marburger.
Sein Rat: Bei Großprojekten von Beginn an Vertretungen regeln und auf schriftliche Dokumentation pochen. Dafür gibt es Apps und Software, deren Investition sich im Ernstfall lohnt.
Ein Beispiel: Wenn Mitarbeiter Absprachen mit Kunden treffen, können diese Informationen elektronisch festgehalten werden. Das ist relativ einfach, bringt aber mehr Übersicht. Für jeden Kunden kann ein virtueller Ordner angelegt werden. Dort sammeln sich Notizen an einer Art Pinnwand. Die Mitarbeiter können alle Infos über ihre Smartphones eintragen. Wichtig ist, dass jede Pinnwand für alle Kollegen einsehbar ist. So wissen alle über Nebenabsprachen Bescheid und können Kollegen vertreten. Darüber hinaus sollte der Terminkalender transparent und für alle im Betrieb lesbar sein. Das ist wichtig, um doppelte Planungen zu vermeiden. Diese transparente Arbeitsweise kann viel Ärger und Kosten sparen.